Justitie : 'Oplossing voor de vele kilometers gerechtelijke archieven: het digitaal dossier'

In de kelders van de hoven en rechtbanken van ons land bevinden zich vele kilometers aan gerechtelijke archieven. Het bewaren en het beheer ervan vergt veel plaats en tijd.

In verschillende archiefkelders zijn de voorbije jaren bovendien problemen ontstaan door schimmelvorming op dossiers. Ook de overstromingen in Wallonië in 2021 spaarden de Justitie-archieven niet.

De digitaliseringwet van minister van Justitie Van Quickenborne, die recent werd aangenomen door de regering, moet talloze materiële en logistieke problemen op lange termijn structureel oplossen.

De rechtbanken zullen hun strafdossiers en dus archieven volledig digitaal kunnen bijhouden. Bovendien worden de bestaande richtlijnen rond het bijhouden van archieven herwerkt. Hierdoor kan het archief eindelijk worden afgebouwd.  

Gerechtelijke documenten moeten lang genoeg bewaard blijven om de goede werking van Justitie en de rechtszekerheid van alle partijen te waarborgen. Door alle hoven en rechtbanken in ons land worden tientallen kilometers aan archief bijgehouden, wat zeer veel plaats inneemt en een grote tijdsinvestering van griffiemedewerkers vergt.

Elk jaar groeien de archieven van Justitie bovendien aan. De bewaartermijnen van de archieven zijn afhankelijk van het type rechtbank. Bij correctionele zaken bedraagt die termijn bijvoorbeeld 20 jaar.

Na het verstrijken van de bewaartermijnen worden archieven vernietigd omdat ze geen administratief-juridisch nut meer hebben. Zo is er in 2022 meer dan 10 kilometer aan gerechtelijk archief vernietigd.

Historisch waardevolle archieven moeten daarentegen voor blijvende bewaring worden overgebracht naar het Rijksarchief, de federale wetenschappelijke instelling die instaat voor de permanente bewaring, ontsluiting en beschikbaarstelling van overheidsarchieven. In 2022 is 2,6 kilometer aan gerechtelijk archief overgebracht naar het Rijksarchief. Het betreft onder meer dossiers van het hof van assisen en interneringsdossiers.

Manier van archiveren steeds minder te verantwoorden

Op sommige plaatsen duiken al jaren problemen op bij de bewaring van de archieven. Door vochtproblemen in kelders van bepaalde gerechtsgebouwen is er schimmelvorming op dossiers ontstaan.

Ook de overstromingen in Wallonië in de zomer van 2021 hebben voor schade aan gerechtelijke archieven gezorgd, bijvoorbeeld in Verviers. Daar stond zo’n 250 lopende meter aan archief onder water.

Minister van Justitie Van Quickenborne trok daarop budgetten uit om de documenten te laten behandelen. De dossiers die verhuizen naar het Rijksarchief, werden gereinigd, gedesinfecteerd en in zuurvrije dozen opgeborgen. 

De huidige manier van werken, met volledig papieren dossiers, is voorbijgestreefd en valt steeds minder te verantwoorden, zowel op vlak van personeelsinzet, een gezonde werkomgeving, een efficiënt gebouwenbeheer, het beheersen van de onderhoudskosten en papierverbruik.

Minister Van Quickenborne werkte daarom aan een digitale oplossing die het archiveren van de Justitie-dossiers toekomstbestendig moet maken. Het wetsontwerp hierover werd goedgekeurd door de ministerraad. 

Digitaal archiveren als oplossing op lange termijn

In het Wetboek van Strafvordering worden bepaalde passages gewijzigd zodat een strafdossier voortaan volledig digitaal kan worden opgesteld en bewaard, zonder dat daar nog papieren stukken aan te pas komen.

Dit gaat onder meer om bepalingen rond elektronische handtekeningen en digitale verzegeling, authenticiteit en integriteit van digitale documenten, bewaring en archivering van digitale documenten, regels rond gedigitaliseerde (gescande) papieren stukken, creatie van de nodige databanken en meer.

In de huidige wetgeving staat vaak nog expliciet vermeld dat bepaalde formaliteiten zich bijvoorbeeld ‘per aangetekende brief’, ‘met stempel op de kaft' of ‘met handtekening’ moet voltrekken. Daarom worden talloze wetsartikelen aangepast waarbij de mogelijkheid ‘via de elektronische weg’ wordt toegevoegd. 

Deze wettelijke aanpassingen maken een digitaal archiefbeleid mogelijk en moeten ervoor zorgen dat er steeds meer dossiers digitaal worden opgeslagen en gearchiveerd. Zo zal er bij de hoven en rechtbanken, maar ook bij de parketten, minder nood zijn aan archiefruimte en manueel archiveerwerk.

Naar mate de bewaartermijnen verstrijken, zullen er jaar na jaar bijkomende kilometers aan archief worden vernietigd en zal Justitie steeds minder papieren archief moeten bijhouden. De ontwikkeling van de nodige applicaties en databanken is volop bezig. 

Alle entiteiten uit de gerechtelijke keten zullen tegen eind 2024 dossiers volledig digitaal kunnen beheren. In het eerste en tweede kwartaal van dit jaar hebben de politieparketten, correctionele parketten, arbeidsauditoraten, het federaal parket, het parket voor de verkeersveiligheid, de politierechtbanken, de correctionele rechtbanken en de hoven van beroep toegang gekregen tot het digitaal dossier.

Dit komt overeen met ongeveer 8.000 werknemers. Het komende jaar zijn de jeugdparketten en –rechtbanken en het Parket-Generaal aan de beurt. Een meerderheid van de burgerlijke instanties beschikken al langer over een digitale oplossing om dossiers digitaal te beheren.

De overige instanties worden in de loop van 2024 aangesloten. JustDeposit, de tool op just-on-web.be om digitaal stukken neer te leggen, wordt telkens geïntegreerd. 

Het wetsontwerp speelt een essentiële rol in de transitie naar een louter digitale manier van werken. Een parallelle stroom aan papieren dossiers zoals tot op heden zal vanaf 1 januari 2024 niet langer wettelijk verplicht zijn.

Het digitaal dossier zal niet enkel het archief gradueel doen afnemen, maar ook zorgen voor algemene efficiëntieverhogingen, betere dienstverlening en kostenbesparingen. Dit moet een multiplicatoreffect opleveren binnen de werking van Justitie. 

Nieuwe richtlijnen over bewaartermijnen

Om de regels rond archiefbeheer te rationaliseren, wijzigde minister Van Quickenborne de omzendbrief met richtlijnen over de bewaartermijnen en selectiecriteria van de archieven van hoven en rechtbanken.

Dit gebeurde in samenwerking met het Rijksarchief en op basis van de input van de talrijke hoofdgriffiers en hoofdsecretarissen. De vorige versie van de richtlijnen dateerde van 2017. Ook deze herziening zal de komende jaren leiden tot bijkomende vernietiging van vele kilometers archief en een efficiënter gebruik van de beschikbare opslagruimte, mensen en middelen.

De grootste winst zal naar schatting geboekt worden bij de vredegerechten, de arbeidsrechtbanken en de burgerlijke secties van de rechtbanken van eerste aanleg. 

Vincent Van Quickenborne, vice-eersteminister en minister van Justitie: “Justitie bezit tientallen, wellicht zelfs honderdenkilometers aan archief en eigenlijk weet zelfs niemand hoeveel precies. Het kost enorm veel tijd en ruimte om al dat archief bij te houden en te bewaren. Bovendien bestaan er her en der al veel langer problemen met schimmelvorming.

Op zo’n omslachtige manier archiveren is niet meer van deze tijd en steeds minder te verantwoorden, zowel op vlak van personeelsinzet, een gezonde werkomgeving, een efficiënt gebouwenbeheer, onderhoudskosten en papierverbruik. Nu we de mogelijkheid creëren om dossiers enkel nog digitaal op te stellen en te bewaren, lossen we dat probleem op lange termijn structureel op. Op termijn zullen geen papieren dossiers meer in de kelders van de rechtbanken en hoven liggen.” 

Karel Velle, Algemeen Rijksarchivaris bij het Rijksarchief: "De initiatieven van de minister van Justitie zijn een geweldige stap vooruit, zowel voor diverse overheden als voor de burger en voor het toekomstig (historisch) onderzoek. De digitaliseringsprojecten zijn een van de vele voorbeelden van de goede samenwerking tussen Rijksarchief en Justitie sinds meer dan twintig jaar."